Bên cạnh những thủ tục đã được đơn giản, công khai,… việc công chứng- chứng thực trên thực tế lại có sự vận dụng khác nhau, gây khó khăn cho người dân. Nhất là với bản sao y công chứng từ bản chính hoặc chứng thực chữ ký cá nhân trong giao kết một nội dung về dân sự, có nơi tiếp nhận và xử lý nhanh chóng, có nơi thoái thác, từ chối thẳng và tuyên 1 câu chắc nịch: “Ở đây không công chứng bản sao, anh (chị) mang đến UBND xã, phường hoặc Phòng Tư pháp…” (???).
Công chứng sao y: Nỗi khổ “người trong cuộc”!
Một ngày đầu tuần tháng 10/2024, mang Giấy ủy quyền của Công ty A cho ông A làm việc với cơ quan chức năng, đến Phòng Công chứng Nhà nước để được công chứng sao y lại từ bản chính lưu hồ sơ làm việc (do ông A chỉ nhận được 1 bản chính). Vừa tiếp nhận hồ sơ, nhân viên trực mang đến cho Công chứng viên xem thì Công chứng viên lắc đầu nói: “Giấy ủy quyền này là của nội bộ công ty, nên không công chứng được đâu anh. Ở đây chỉ công chứng sao y văn bản của cơ quan Nhà nước”…
Tiếp tục mang Giấy ủy quyền đến Văn phòng Công chứng P.M (tư nhân) cũng nằm trên địa phương, nhưng khác địa bàn (xã, phường), Công chứng viên xem Giấy ủy quyền rồi nói: “Anh mang Giấy ủy quyền này đến UBND xã, phường hoặc Phòng Tư pháp để nơi đó công chứng bản sao y cho anh. Ở Phòng Công chứng không thực hiện giao dịch này…”.
Giấy ủy quyền của công ty, nơi bảo rằng là văn bản nội bộ nên không công chứng sao y được, nơi thì vẫn công chứng sao y theo quy định.
Trước đó không lâu, ông A mang bản án dân sự đến UBND phường sở tại để được công chứng sao y lại từ bản chính đóng dấu đỏ thì được nhân viên tiếp nhận từ chối, cho rằng: “Bản án của Tòa án là văn bản nội bộ ngành Tòa án, anh mang đến Văn phòng Tòa án xin trích lục là họ sẽ đóng dấu treo vào cho anh, ở phường không có chức năng công chứng sao y lại các văn bản của Tòa án, Viện kiểm sát, Công an,…”.
Trong khi đó, theo quy định của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP về việc hoàn thành thủ tục sao y bản chính từ sổ gốc, chứng thực bản sao y bản chính từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch. Các cơ quan có thẩm quyền chứng thực giấy tờ từ bản chính ra bản sao: Phòng tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh; Ủy ban nhân dân xã, phường; thị trấn; Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự; Công chứng viên của Phòng công chứng hợp pháp.
Chứng thực chữ ký: Nhiêu khê lắm người ơi!
Theo quy định tại khoản 3 Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP thì chứng thực chữ ký là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người yêu cầu chứng thực (ngoại trừ các hành vi bị cấm như: không nhận thức và làm chủ được hành vi; Chứng minh nhân dân- hộ chiếu hoặc Căn cước công dân mà người yêu cầu chứng thực chữ ký xuất trình không còn giá trị sử dụng hoặc bị giả mạo; có nội dung trái pháp luật, trái đạo đức xã hội; có nội dung chống phá cách mạng; xuyên tạc lịch sử; xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức khác; kích động chiến tranh… Giấy tờ, văn bản có nội dung là hợp đồng, giao dịch,…).
Trung tuần tháng 10/2024, có nhu cầu chứng thực chữ ký nội dung về cam kết dân sự, khi mang đến Phòng Công chứng P.M (tư nhân) thì ông A cũng nhận được cái lắc đầu của Công chứng viên, với lý do: “Thẩm quyền chứng thực chữ ký về cam kết dân sự đã được giao về UBND xã, phường hoặc Phòng Tư pháp để họ làm cho anh, Phòng Công chứng chỉ giao dịch các Hợp đồng chuyển nhượng, tặng cho, mua bán,… thôi anh”… Tương tự, khi mang đến Phòng Công chứng khác, ông A cũng nhận được câu trả lời là Phòng Công chứng không còn thực hiện chứng thực chữ ký cá nhân nữa và hướng dẫn đến UBND xã, phường hoặc Phòng Tư pháp để thực hiện việc chứng thực chữ ký.
Ông A tiếp tục mang đến Phòng Công chứng khác ở trung tâm thành phố thì được nhân viên tiếp nhận, xem kỹ nội dung, chuyển đến Công chứng viên thì việc chứng thực chữ ký diễn ra trong vòng 15 phút, ký trước mặt Công chứng viên là xong… Điều ngộ nghĩnh hơn khi mang Văn bản đã được chứng thực chữ ký tại Phòng Công chứng ở thành phố về địa phương công chứng sao y lại bản chính thì lại bị nhân viên nơi đây xem xét kỹ từng câu, chữ trong Văn bản đã được chứng thực, rồi họ từ chối sao y, với lý do: “Văn bản này Công chứng viên chứng thực không đúng rồi, vì người được ủy quyền có địa chỉ mới khác rồi…”.
Luật sư Trần Công Ly Tao.
Luật sư Trần Công Ly Tao, nguyên Phó Chủ nhiệm Đoàn Luật sư TP.HCM, cho biết: “Công tác công chứng- chứng thực đã được quy định cụ thể tại Luật Công chứng năm 2014 (có hiệu lực vào ngày 1/1/2015) và tại Công văn số 2271/BTP-BTTP ngày 29/6/2015 của Bộ Tư pháp đã nêu rất rõ: Bảo đảm người dân có quyền lựa chọn công chứng tại tổ chức hành nghề công chứng hoặc chứng thực tại Ủy ban nhân dân cấp xã…”.
Với nội dung trên, thì có thể cam kết về dân sự là do 2 bên thỏa thuận, tự nguyện và chịu trách nhiệm về nội dung, Công chứng viên chứng thực chữ ký của ông A, ông B, chị C,… là đúng và đã ký trước mặt Công chứng viên. Công chứng viên căn cứ theo CMND, hộ chiếu hoặc Căn cước công dân của các đương sự để xác định danh tính, thực hiện chức năng, nhiệm vụ được giao.
Lời kết
Với những việc nêu ở trên, có thể thấy công tác công chứng- chứng thực luôn đề cao tinh thần trách nhiệm của công chứng viên, công chức Tư pháp, công chức Tư pháp- Hộ tịch trong thực hiện nhiệm vụ và đã có những quy định pháp luật cụ thể về công tác công chứng- chứng thực cho người dân, tổ chức. Đừng để vận dụng theo hình thức nơi này không thể làm được nhưng nơi khác lại làm được (cùng đơn vị, cùng cấp với nhau),…
